Si bien los últimos 18 meses han sido retadores para las Pymes, de acuerdo con los resultados del último Estudio Sobre la Demografía de los Negocios del Instituto Nacional de Estadística y Geografía se estima que sobrevivieron 3.9 millones de establecimientos y nacieron 619,443. Una buena gestión financiera y administrativa puede hacer la diferencia para que estas empresas de reciente creación no formen parte del 50% que, según la estadística, corren el riesgo de no sobrevivir el primer año.
José de la Luz, fundador delt.ai, la herramienta digital de inteligencia financiera que resuelve los dolores administrativos de los emprendedores, ha identificado los aspectos más importantes para empezar el camino hacia el crecimiento ordenado:
Flujo de efectivo: Una cosa es lo que una empresa vende, lo que factura y lo que cobra. Administrar bien el efectivo es fundamental para la sobrevivencia de una Pyme y uno de los retos más importantes es la falta de visibilidad. Para José el secreto está en tener una herramienta financiera fácil de entender y útil para la toma de decisiones. “Una de las lecciones que más te cuesta como emprendedor es entender el ciclo de conversión de efectivo, para no quedarte sin liquidez. La mayoría de las plantillas son complicadas, por eso nos aseguramos de que delt.ai tuviera un tablero de control con el que puedan tomar medidas preventivas.” señaló.
Financiamiento: De acuerdo con las últimas cifras del Banco de México, en el primer trimestre de 2021 el 66.7% de las empresas de más de 100 empleados recibió financiamiento por parte de proveedores y sólo el 29.9% de las empresas de entre 11 y 100 empleados tuvieron crédito de banca comercial. Este elemento se cruza con el flujo de efectivo, es importante tener claro el costo de financiar a un cliente grande y establecer criterios para definir en qué momento es bueno buscar financiamiento de algún tipo. También está el financiamiento con tarjeta de crédito, opción poco utilizada por las Pymes debido a la complejidad de acceder a esta opción en la banca tradicional.
“Uno de los caminos con los que delt.ai le regresa la paz a los emprendedores es con el acceso a una tarjeta de crédito desde los primeros meses de creación, combinamos el conocimiento que tenemos de sus necesidades con tecnología para simplificar el proceso. Los emprendedores pueden tener una tarjeta virtual de forma inmediata y recibir su tarjeta física en menos de una semana.”
Conciliación con hacienda: Lo peor del desorden administrativo y financiero llega a final de mes cuando hay que conciliar gastos e ingresos con el SAT, si la Pyme no fue ordenada probablemente reciba sorpresas de compras no deducibles por ser pagados en efectivo o simplemente el emprendedor tendrá que invertir demasiadas horas en esta actividad. Sistematizar este proceso desde los primeros meses es una de las mejores prácticas que se pueden tener.
Control de gastos de los colaboradores: Otra de las fugas potenciales es el descontrol de gastos entre los miembros de la empresa; tener una tarjeta de crédito corporativa ayuda mucho y tener la posibilidad de fijar gastos máximos por colaborador y un registro digital de los movimientos es una solución práctica y rápida de implementar.
Reducir el uso de efectivo y reemplazarlos por movimientos con SPEI es otro camino para ordenar el proceso. En este sentido José de la Luz recomendó buscar proveedores de servicios que tengan total transparencia de comisiones, disponibilidad 24/7 y sobre todo se tomen el tiempo de conocer tu negocio.
La mayoría de los emprendedores aprende sobre la marcha acerca de los retos de administrar un negocio, con perspectiva de mediano y largo plazo. Afortunadamente hoy la tecnología facilita aquellos procesos administrativos que solían ser artesanales y tomar demasiado tiempo, para que el emprendedor se pueda dedicar a crecer.
