Se habla mucho acerca de la forma en que la automatización puede ayudar a elevar la productividad y el desempeño de las empresas en medio de entornos caóticos y turbulentos en los que nos encontramos inmersos. La automatización es elogiada como una solución probada para la ejecución de procesos tediosos y que consumen mucho tiempo como la captura de datos, con lo que permite a los empleados enfocarse en realizar trabajo creativo que mejore la productividad y la innovación. Sin embargo, a pesar de esta promesa, muchas organizaciones batallan para obtener valor sostenido de los esfuerzos de automatización que se realizan después de las implementaciones iniciales.
De acuerdo a Fernando Paredes, Sales de UiPath México, para hacer una diferencia tangible en el desempeño de la organización, las compañías necesitan abordar la automatización con mucha atención (seleccionando un programa de software dinámico y adaptable e implementándolo de manera estratégica en la organización).
Las organizaciones pueden obtener valor organizacional perdurable de sus inversiones en automatización debido a:
1. Sea estratégico desde el primer momento.
Los programas de automatización exitosos requieren de planeación estratégica (es decir, seleccionar soluciones de automatización creadas a la medida de los flujos de trabajo específicos de una organización en lugar de aquellos que se producen con aplicaciones genéricas). Aunque puede sonar obvio, las automatizaciones que no sirven a una función relacionada expresamente con los objetivos de una compañía no producirán un retorno de la inversión significativo.
En su lugar, las organizaciones deben considerar en primer término los resultados que desean obtener de la automatización y aplicar ingeniería inversa a las automatizaciones que pueden ayudar a lograr esas metas. Existen aplicaciones exponenciales para el software de automatización (por ejemplo, ayudar a los minoristas con el procesamiento de facturas y devoluciones, diseminar resultados de análisis en redes de hospitales para que los proveedores puedan dedicar más tiempo a atender a pacientes), lo que significa que las compañías tienen la oportunidad de crear e implementar soluciones que se adapten directamente a sus modelos de negocios únicos.
2. Mejore la automatización con inteligencia artificial para liberar todo su potencial.
Aunque estas automatizaciones iniciales prueban su valor ahorrando mucho tiempo a los empleados, se pueden mejorar con inteligencia artificial (AI, por sus siglas en inglés) para realizar trabajo cada vez más estratégico con el fin de tomar decisiones de negocios más perspicaces. La inteligencia artificial equipa a los robots de software con recursos para la toma de decisiones para que interactúen con datos en procesos complejos sin que se necesite la intervención de empleados, quienes pueden concentrarse en su lugar en aquellas áreas del negocio que demandan atención humana.
La diferencia en la complejidad de los bots se puede apreciar en Heritage Bank, quien, bajo la presión de legisladores de investigar a fondo reportes de gastos de manutención al evaluar préstamos, implementó en primer lugar robots de software para analizar datos, ubicar tipos específicos de transacciones y clasificarlas con rapidez.
Los bots que se crearon lograron clasificar cerca de 40% a 50% de las transacciones (nivel de productividad muy por debajo del que Heritage necesitaba para cumplir con sus expectativas). Para automatizar la evaluación de préstamos en una escala mucho mayor, Heritage aplicó recursos de inteligencia artificial a su software existente, lo que les permitió automatizar cerca del 90% de sus transacciones de minería de datos.
En otra instancia, la agencia global de comunicación de mercadotecnia digital Dentsu se vio con la tarea titánica de extraer y migrar 10 años de datos de clientes (lo que equivale a millones de documentos). Deseaban tener una solución más eficiente que contratar a un gran número de empleados temporales que realizaran cientos de miles de horas de trabajo.
Como ya tenían un sistema de automatización integrado con inteligencia artificial, contaban ya con la infraestructura para desarrollar un programa que pudiera analizar archivos de manera inteligente y organizarlos con base en su contenido específico. Por lo tanto, la organización pudo completar un proyecto que podría haber tardado hasta un año en sólo seis semanas, con 100% de precisión.
Además de elevar la productividad, las automatizaciones equipadas con inteligencia artificial (en específico, el aprendizaje basado en máquina) alimentan un sistema de automatización en evolución. Como bien saben las compañías en la actualidad, las prioridades de los negocios cambian con rapidez. En consecuencia, las organizaciones necesitan sistemas de automatización que puedan escalar rápidamente más allá de sus funciones iniciales para contemplar necesidades nuevas y apremiantes.
“Los robots de software con modelos de aprendizaje basado en máquina pueden descubrir nuevas oportunidades de automatización mediante el análisis de datos de flujos de trabajo de empleados para identificar patrones de operación (por ejemplo, tareas repetitivas que ralentizan el progreso y producen cuellos de botella) y sugerir de manera científica áreas que se pudieran automatizar a continuación”, señaló Fernando Paredes.
3. Haga partícipes a los empleados en los esfuerzos de automatización.
Aunque la inteligencia artificial y el aprendizaje basado en máquina son integraciones importantes, las iniciativas de automatización se extienden más allá del software mismo. Para dar rienda suelta a la automatización en escala y producir valor para toda la empresa, los empleados necesitan ayudar a impulsar su crecimiento e implementación, no sólo los ejecutivos.
Como la automatización alcanza su nivel de excelencia cuando se aplica a aquellos procesos que monopolizan innecesariamente la atención de los empleados, éstos están bien posicionados para discernir qué áreas del negocio se beneficiarían con la automatización.
Una vez que los empleados dominan la automatización y se sienten cómodos con su aplicación en sus flujos de trabajo cotidianos, pueden ser creativos conceptualizando nuevos usos para el software, que pueden sugerir a equipos de automatización internos para que sean desarrollados e implementados. Además, con la capacitación adecuada, los empleados pueden desarrollar automatizaciones propias, con lo cual podrán acelerar la transformación digital en la empresa.
El software de automatización promete beneficios contundentes a organizaciones que lo implementen, pero no todo el software es apto para todas las organizaciones. Las aplicaciones de una única función perderán rápidamente su atractivo; de tal suerte que las organizaciones necesitan invertir en software de automatización que sea escalable para poder realizar tareas cada vez más complejas y por tanto ampliar el alcance del programa en su totalidad.
“Optimizar los bots con inteligencia artificial y aprendizaje basado en máquina y permitir a los empleados proponer iniciativas de automatización organizacional son piezas clave para hacer una diferencia tangible con la automatización”, concluyó el ejecutivo
