Los controles volumétricos y por qué este tema ya no es solo para sujetos obligados.
Por Leticia Villeda- Consejera legal en Calpro
A veces, una revisión fiscal no empieza contigo, sino con alguien de tu cadena de suministro. Muchas empresas consideran que los controles volumétricos son un tema exclusivamente aplicable a ciertos contribuyentes regulados. Sin embargo, las implicaciones operativas, fiscales y reputacionales derivadas de terceros obligados están ampliando esa conversación.
El marco regulatorio y quiénes están obligados
El Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) establecen la obligación de implementar controles volumétricos para determinadas personas físicas y morales que realizan actividades vinculadas con hidrocarburos y petrolíferos: producción, almacenamiento, transporte, distribución y comercialización; así como usos propios y autoconsumo.
Sin embargo, no todas las empresas que participan indirectamente en estas cadenas se encuentran sujetas a dichas obligaciones. Muchas operan como contratantes, compradores o usuarios finales de servicios relacionados con combustibles o petrolíferos sin estar catalogadas como sujetos obligados.
El problema surge cuando sus proveedores sí lo están, y ellas no lo saben.
¿Por qué debería importarle a una empresa no obligada?
Los controles volumétricos no solo buscan medir el comportamiento físico de combustibles y petrolíferos. También permiten generar trazabilidad documental y operativa sobre la recepción, almacenamiento, consumo, distribución y comercialización de estos productos frente a las autoridades fiscales y regulatorias.
Cuando existen inconsistencias, ausencia de controles o imposibilidad de acreditar la procedencia lícita, el riesgo puede extenderse más allá del sujeto directamente obligado. Esto NO significa responsabilidad automática para terceros, pero sí exposición real a revisiones, auditorías, requerimientos de información o procesos derivados de operaciones con proveedores que presentan irregularidades regulatorias o fiscales.
En la práctica, muchas auditorías no comienzan directamente con la empresa revisada, sino a partir de proveedores con inconsistencias volumétricas, discrepancias de trazabilidad, documentación insuficiente o irregularidades detectadas dentro de una cadena de suministro; incluso por solo ciertas operaciones observadas o proveedores no localizados. El ecosistema operativo de una empresa puede convertirse, sin advertirlo, en su principal fuente de riesgo.
Los riesgos: fiscales, regulatorios, reputacionales y penales
Relacionarse con terceros que incumplen obligaciones regulatorias en esta materia puede generar consecuencias en varios frentes:
- Fiscales: rechazo de deducciones, presunción de operaciones inexistentes, requerimientos de información y responsabilidad solidaria en casos extremos. Si bien el incumplimiento en materia de controles volumétricos no implica automáticamente la actualización de supuestos relacionados con operaciones inexistentes, las inconsistencias de trazabilidad, documentación o capacidad operativa pueden convertirse en elementos relevantes dentro de revisiones fiscales más amplias.
- Regulatorios: observaciones ante la Secretaría de Energía o el Servicio de Administración Tributaria, así como restricciones operativas derivadas de vínculos con empresas en situación irregular.
- Reputacionales: asociación con proveedores cuestionados, impacto en criterios ESG, deterioro de la imagen corporativa ante clientes, inversionistas e instituciones financieras.
- Penales: en escenarios extremos —cuando la ausencia de validación sobre controles volumétricos sobre terceros puede dificultar demostrar una actuación diligente frente a operaciones posteriormente cuestionadas por la autoridad–, la relación comercial con un proveedor puede interpretarse como conocimiento o facilitación de operaciones con hidrocarburos de procedencia ilicita.
Este último punto merece énfasis: la dimensión penal no es un escenario teórico. La persecución del delito de huachicol y de las cadenas de distribución ilícita de combustibles ha llevado a las autoridades a examinar con mayor detalle los eslabones comerciales que rodean a los actores directamente implicados.
Debida diligencia razonable: un nuevo estándar corporativo
Las mejores prácticas corporativas en materia de compliance, gobierno corporativo y criterios ESG han ampliado el concepto de debida diligencia más allá de la evaluación financiera y operativa de los proveedores. Hoy incluyen, cada vez con mayor frecuencia, la verificación de su situación regulatoria.
Implementar una “debida diligencia razonable” en materia de controles volumétricos no implica realizar auditorías técnicas exhaustivas ni contratar consultores especializados para cada operación. Implica, en cambio, incorporar medidas mínimas de validación y trazabilidad dentro de los procesos de gestión de proveedores. Entre las más recomendables se encuentran:
- Incluir cuestionarios regulatorios dentro del proceso de onboarding de proveedores, incluyendo la pregunta específica sobre si el proveedor es o no sujeto obligado en materia de controles volumétricos.
- Solicitar manifestaciones formales bajo protesta de decir verdad, en las que el proveedor declare su situación regulatoria.
- Incorporar cláusulas contractuales de cumplimiento regulatorio, que establezcan la obligación del proveedor de mantener sus controles volumétricos vigentes y notificar cualquier cambio en su situación.
- Establecer requisitos mínimos de compliance dentro de licitaciones y procesos de contratación.
- Solicitar documentación cuando el proveedor manifieste estar obligado, que demuestre “la correcta operación operación y funcionamiento de los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos y de los certificados que se emitan” –como certificado de cumplimiento de la correcta operación de equipos y programas informáticos y acuses de recepción y aceptación de los reportes mensuales al SAT a la fecha–.
- Implementar políticas internas de evaluación periódica de proveedores sensibles, con mecanismos de alerta ante cambios en su situación regulatoria o aparición en listas de contribuyentes con operaciones presumiblemente inexistentes.
Más allá del cumplimiento técnico: trazabilidad como activo corporativo
La discusión sobre controles volumétricos ha dejado de pertenecer exclusivamente al área fiscal o técnica. Forma parte de conversaciones más amplias sobre transparencia, sostenibilidad corporativa, trazabilidad de origen y gestión integral de riesgos.
Las empresas que operan con criterios ESG sólidos, participan en cadenas de suministro globales o se encuentran sujetas a estándares internacionales de compliance y financiamiento institucional hacen frente a un escrutinio cada vez mayor sobre la legalidad y trazabilidad de sus operaciones y las de sus proveedores. En ese contexto, contar con evidencia documentada de una “debida diligencia razonable” no es solo un blindaje legal: es también un activo reputacional y de gobierno corporativo.
Porque hoy, la legalidad de una cadena de suministro también impacta la reputación, la estabilidad operativa y la confianza corporativa. Y cada vez más, la confianza también se audita.
